Organiser un tournoi de laser game est une excellente manière de renforcer l’attractivité de votre arène de laser game. Que vous visiez un public jeune ou adulte, que l’événement soit compétitif ou simplement pour le plaisir, une planification minutieuse est nécessaire pour assurer le succès de votre événement.
Voici comment vous pouvez concevoir, organiser, et exécuter un tournoi de laser game réussi.
1. Créer le concept du tournoi
La première étape pour organiser votre tournoi de laser game se de définir son concept avec :
- Le public cible
- Les valeurs
- La thématique
- Le mode de jeu
Vous êtes à l’origine de ce tournoi, vous devrez donc décider à qui s’adresse le tournoi. Est-ce pour les enfants ? les ados ? Seulement les adultes ? Le tournoi s’adaptera en conséquence.
Le tournoi peut devenir une vraie compétition de laser game avec des passionnés de la discipline. Mais il peut aussi rester un événement plus « fun » où l’objectif est avant tout de s’amuser en groupe.
En termes de thématiques, les possibilités sont infinies. En fonction de la période de l’année, vous pouvez adapter votre concept à une tendance (Halloween, Noël, la sortie d’un film particulier, etc.). Vous pouvez même être créatif sur le moment du jeu, pourquoi pas créer un tournoi nocturne.
L’organisation d’un tournoi peut également être l’opportunité pour moduler les modes de jeu et proposé une partie un peu différente d’une partie classique (temps de partie, système de point, dernier survivant, etc.).
L’originalité sera un atout pour promouvoir votre tournoi !
2. Logistique et organisation
On passe à l’étape pratico-pratique pour que le tournoi voie le jour. Il y aura beaucoup d’éléments à définir, notamment :
- La date du tournoi
- Les participants et équipes
- Le fonctionnement du tournoi
- Le budget
- Les moyens techniques
- Les moyens humains
On vous explique plus en détails.
Fixez la date du tournoi
La première étape consiste à déterminer la date du tournoi. Choisissez un moment où la majorité de votre public cible est disponible, tout en évitant d’autres grands événements locaux qui pourraient affecter la participation.
Structuration des équipes et des joueurs
Vous devrez définir clairement le nombre d’équipes et de joueurs par équipe.
Ceci permettra de planifier efficacement l’organisation des matchs et d’assurer que chaque participant ait la chance de jouer de manière équitable.
Vous devrez également fixer une limite totale sur le nombre d’équipes ou de joueurs afin que le tournoi reste faisable.
Le fonctionnement du tournoi
Le système de matchs et de points doit refléter vos choix pour le concept du tournoi. S’il s’agit d’un tournoi compétitif ou de divertissement en famille ou dédiés aux enfants, le système pour être différent.
Déterminez si le tournoi se déroulera sous forme d’élimination directe, de championnat ou d’un mélange des deux. Clarifiez comment les gagnants seront désignés et si des éliminations sont prévues.
Le budget
Pour organiser un tel tournoi, vous aurez besoin d’un budget. Décidez si le tournoi sera gratuit pour les participants ou si un tarif sera appliqué pour couvrir les coûts.
Nous vous conseillons d’établir un budget prévisionnel incluant toutes les dépenses nécessaires pour l’organisation de l’événement.
Les moyens techniques et humains
Votre laser game ne possède peut-être pas actuellement tout l’équipement dont vous aurez besoin. Pensez à identifier les ressources techniques manquantes dans votre installation qui sont essentielles au bon déroulement du tournoi.
Un certain nombre de membres du personnel sera également nécessaire pour gérer efficacement l’événement, de l’accueil des participants à la supervision des matchs et à la gestion des scores.
3. Promotion du tournoi
La réussite de votre tournoi commence déjà par trouver l’ensemble des participants. Pour cela, il va falloir promouvoir votre tournoi.
Le marketing digital pourra vous aider pour cela. Utilisez une combinaison efficace de technique de marketing avec un message est clair et engageant, mettant en avant les aspects uniques de l’événement.
- des contenus attrayants pour les réseaux sociaux
- des campagnes de publicité ciblée
- votre newsletter si vous en avez une
- des partenariats stratégiques (entreprises locales, sponsors, etc.)
Il faudra aussi penser à l’inscription des participants. Mettez en place un système simple et efficace, accessible via un site web dédié ou une plateforme événementielle. Ce système devrait permettre aux participants de s’inscrire facilement tout en collectant les informations nécessaires pour gérer l’événement.
Assurez-vous de suivre régulièrement avec les inscrits par des rappels et des mises à jour concernant le tournoi pour maintenir leur intérêt et leur engagement.
La création de produits dérivés tels que t-shirts, casquettes, et autres accessoires thématiques permet de promouvoir le tournoi avant, pendant, mais aussi après, notamment pour des futurs tournois ou votre centre de laser game de manière général.
Ils peuvent également être vendus ou offerts comme incitations à l’inscription.
4. Déroulement du jour J
Dès l’arrivée des participants, assurez-vous que l’accueil soit fluide et organisé. Vous pouvez disposer des panneaux pour indiquer la marche à suivre pour les participants.
Briefing
Les briefings initiaux seront cruciaux : ils doivent expliquer les règles du jeu de manière concise, mais aussi établir les consignes de sécurité.
Cette étape permet de s’assurer que tous les participants sont bien informés et prêts à commencer le tournoi dans les meilleures conditions.
Animation
L’atmosphère du tournoi peut être grandement améliorée par une animation dynamique avec un animateur pour maintenir l’énergie tout au long de l’événement.
L’animateur peut commenter les matchs, annoncer les scores en temps réel, et interagir avec le public pour maintenir l’enthousiasme.
Il pourra être pertinent de diffuser les images des matchs sur des écrans à l’extérieur de l’arène pour que les spectateurs et les autres équipes ne jouant pas ce match puissent suivre l’avancée du tournoi.
Coordination des matchs
La fluidité du tournoi dépend d’une coordination impeccable des matchs. L’organisation des matchs et du suivi des scores doivent être visible par tous les participants. Chaque équipe doit savoir quand et où elle doit jouer.
Pour que le tournoi se passe sans incident entre les équipes, un arbitre doit superviser les matchs. Les fautes et mauvaises conduites pourront alors être sanctionnées.
Remise de prix
Pour clôturer le tournoi, récompensez les gagnants avec des trophées ou des prix spéciaux, et envisagez de donner des récompenses à tous les participants, comme des bons de réduction pour revenir jouer au centre.
Cela encouragera non seulement une atmosphère positive, mais fidélisera aussi la clientèle.
Espace de repos
Entre les matchs, les joueurs apprécieront un espace de repos où ils peuvent se détendre et récupérer. Aménagez une zone confortable avec des sièges, des rafraîchissements et peut-être des en-cas.
Cet espace est aussi une excellente opportunité pour les participants de socialiser et de partager leurs expériences, renforçant ainsi le côté social de l’événement.
5. Post-tournoi
Tout n’est pas terminé après l’événement. Maintenez l’élan en communiquant activement à propos du tournoi.
Vous pourrez communiquer :
- Sur les réseaux sociaux
- Sur votre site
- Dans votre newsletter
C’est aussi le moment de collecter des retours pour améliorer les éditions futures du tournoi. Un sondage ou un formulaire en ligne permet de rassembler puis analyser ces données et identifier les aspects les plus appréciés ainsi que les domaines nécessitant des améliorations.
Des photos de haute qualité prisent lors du tournoi seront de précieux alliés pour votre communication post-événement que ce soit pour votre site, vos réseaux sociaux ou pour les prochaines éditions.
Exemple d’organisation d’un tournoi de laser game
Voici un exemple détaillé d’organisation pour un tournoi impliquant :
- 64 participants
- 8 équipes de 8 joueurs
- 3 équipes s’affrontent par match
- Tournoi sur une journée
Il s’agit d’une proposition d’organisation qui pourra être ajusté en fonction du nombre de participants, du nombre d’équipes et de joueur pendant chaque match (en fonction de l’équipement du laser game et de l’expérience de jeu souhaité).
Phase de poule
Les équipes sont divisées en deux groupes (A et B) de quatre équipes chacun. Chaque équipe joue contre toutes les autres équipes de son groupe, garantissant ainsi que chaque équipe joue au moins trois matchs.
Chaque match dure 20 minutes avec une pause de 10 minutes entre les matchs pour permettre aux joueurs de se reposer et de se préparer pour le prochain match.
Les matchs sont alternés entre les poules, ainsi aucune équipe n’enchaine deux matchs à la suite.
La compétition démarre le matin et se poursuit jusqu’en début d’après-midi, totalisant environ 4 heures de jeu actif.
Les trois meilleures équipes de chaque groupe sont qualifiées pour les demi-finales, déterminées par le total des points accumulés durant les matchs de poule.
Demi-finale et finale
Les demi-finales rassemblent les trois meilleures équipes de chaque groupe dans deux matchs séparés. Chaque match dure 20 minutes avec une pause de 10 minutes entre les matchs.
La finale voit s’affronter les vainqueurs de chaque demi-finale plus la meilleure équipe restante basée sur les points accumulés pour un dernier match déterminant.
Le classement du dernier match détermine le podium du tournoi.
Conclusion
Organiser un tournoi de laser game demande de la préparation. Avec ces étapes et en s’adaptant aux besoins spécifiques de votre public et de votre lieu, vous pouvez créer un événement qui non seulement divertit, mais aussi qui encourage la fidélité et la récurrence des visites à votre établissement.
